Servizio presa appuntamenti

Vuoi incrementare attività di call center outbound nella tua azienda? Scopri di più con Open Contact, servizi all’avanguardia per la presa appuntamenti.

Fai volare il tuo Business con il call center outbound di Open Contact: i nostri operatori sono in grado di sviluppare il tuo business con un approccio professionale, flessibile non aggressivo e presentare a tuo nome i prodotti e servizi della tua azienda.

Non forniamo solamente servizi di marketing telefonico, ma siamo in grado di inviare, se richiesto, ulteriore materiale informativo della tua azienda in tempo reale tramite posta elettronica ed inviare SMS per la conferma dell’appuntamento.

Utilizza questo servizio per le tue strategie di marketing telefonico: potrai entrare in contatto direttamente con gli operatori a te dedicati avendo l’opportunità di formarli, ascoltarli durante le chiamate e confrontarti direttamente con loro.

Composizione del servizio di call center outbound proposto da Open Contact:

Banca Dati: può essere fornita dal cliente, arrivare da Leads oppure fornita da Open Contact attraverso partner certificati.
Script della telefonata: può essere fornito o a seguito delle informazioni che ci fornirai verrà redatto e condiviso.
Definizione Agenda agenti: programmazione e definizione degli slot degli agenti per ottimizzare gli appuntamenti.
Formazione degli operatori: formazione degli operatori con la tua presenza per spiegare al meglio la tua azienda.
Inizio lavorazione: sin dalle prime telefonate con l’affiancamento di nostri Team Leader specializzati e se vuoi anche la tua presenza siamo in grado di migliorare sistematicamente la direzione delle telefonate per migliorare le performance.
Invio report: tutto sotto controllo: invio report giornaliero degli appuntamenti presi e del report numerico dell’attività svolta.

Open Contact dispone inoltre di un software innovativo – Telmar Evolution (Telmar2000), realizzato dalla società SIB Srl , che è in grado di svolgere una serie di attività per potenziare le funzioni del servizio call center outbound: dall’ottimizzazione degli appunti, al caricamento automatico delle agende appuntamenti, alla gestione del calendario appuntamenti per l’operatore, fino al servizio di geolocalizzazione dei Leads.

Vediamole nel dettaglio.

Automazione del servizio presa appuntamenti

Ogni giorno offri il meglio del servizio presa appuntamenti per gli agenti, ottimizzando i percorsi, riducendo i costi e i tempi di spostamento

Con la nostra speciale funzionalità, totalmente automatizzata, il sistema propone all’operatore telefonico i contatti nelle immediate vicinanze degli appuntamenti già presi.

Dà la possibilità all’operatore, durante la telefonata, di conoscere gli appuntamenti già fissati e più vicini al cliente in linea, tracciando le relative distanze. Tali informazioni consentono di ottimizzare gli appuntamenti e i percorsi degli agenti.

Caricamento automatico delle agende appuntamenti

Per agevolare le attività di presa appuntamenti e gestione agenda per i tuoi agenti di vendita, ogni giorno devi ottimizzarne e saturarne il calendario: la soluzione sta proprio nel sistema offerto da Open Contact!

In modalità del tutto automatica, ottimizza e distribuisce il carico di appuntamenti per ogni agente e per giorno e in particolare:

Senza alcun intervento manuale, il sistema associa automaticamente un numero congruo di operatori alle attività (zone) che necessitano di più risorse (forza lavoro) per ottimizzare il calendario degli agenti.
Gestisce automaticamente la chiusura delle attività (zone) quando è stata raggiunta la saturazione del calendario dell’agente o degli agenti associati ad esse.
Il sistema tiene altresì conto della problematica per la quale ciascun agente potrebbe essere assegnato a più attività (zona) e a ciascuna attività (zona) potrebbero essere associati più agenti.
In più, con la funzione “Miglior appuntamento” l’operatore ha sempre a disposizione un elenco degli orari (data e ora) più convenienti che potrà scegliere per svolgere il servizio di presa appuntamento.

Al lato operativo rimane una incredibile semplicità di utilizzo del servizio di presa appuntamento, in completo stile “set and forget” (impostala e dimentica che esiste).

Integrazioni dati nel calendario appuntamenti

Il fatto di avere le giuste funzionalità per la presa appuntamenti e gestione agenda con l’associazione dei dati relativi all’appuntamento è un aspetto estremamente importante, perché consente all’operatore di:

favorire la presa di appuntamenti adiacenti durante la telefonata e di conoscere gli appuntamenti già fissati più vicini al cliente.
scegliere l’orario e le distanze chilometriche tra l’appuntamento che si sta per fissare e quelli adiacenti (precedenti e successivi) per ottimizzare gli spostamenti degli agenti con un semplice “punta e clicca”.
Ovviamente il sistema controlla in tempo reale la sovrapposizione dell’orario con altri appuntamenti già presi o concorrenti.

Talvolta però, la persona contattata deve essere richiamata per una conferma dell’appuntamento. L’operatore, in questo caso, ha la possibilità di indicare più date e orari di richiamo e di aggiungere delle note di promemoria.

Le note per l’agente possono essere indicate e distinte per tipologia:

Agenda Web intuitiva per appuntamenti agenti

Per gestire in modo semplice, rapido e intuitivo la presa appuntamenti e la gestione agenda, il software Telmar Evolution (Telmar2000) mette a disposizione le funzionalità di anagrafica dei destinatari e di gestione appuntamenti su web.

La funzionalità di anagrafica dei destinatari permette di definire i destinatari degli appuntamenti, indicando per ciascuno il livello di visibilità dei dati e un identificativo di login e password per la consultazione degli appuntamenti tramite Web.

Invece, per la gestione degli appuntamenti su Web, il modulo WEB denominato “SelfAgent” permette la pubblicazione e la gestione degli appuntamenti tramite qualsiasi browser internet, tutto in tempo reale e da qualsiasi dispositivo (PC, Tablet, Smartphone, ecc).

A seguito della visita dell’agente, presso il cliente, il sistema mette a disposizione una serie di esiti personalizzati quale feed-back dell’appuntamento con relativa nota associata. Con alcuni esiti, se necessario, l’agente può comunicare automaticamente all’operatore del call center di richiamare il cliente per poter rifissare l’appuntamento.

Tutto questo significa gestire semplicemente ed efficacemente ogni passo necessario al completamento dell’attività per ottimizzarne al massimo il risultato.

Geolocalizzazione dei Leads/contatti

Con la geolocalizzazione dei Leads puoi gestire campagne di appuntamenti georeferenziati per agenti e attribuire le coordinate geografiche di un indirizzo a livello di numero civico, arco di strada e località. La conoscenza e la valorizzazione di questa componente consente di ottimizzare la presa appuntamenti per ridurre i costi degli spostamenti degli agenti.

La georeferenziazione cartografica delle informazioni è una soluzione per call center che hanno la necessità di consultare e gestire le informazioni geografiche di propri clienti. La conversione delle informazioni avviene in coppie di coordinate geografiche, allo scopo di effettuare estrazioni di liste, analisi statistiche e interrogazioni in base a criteri di prossimità territoriale.

La geolocalizzazione dei leads nasconde molteplici utilizzi: permette di gestire campagne di marketing telefonico, vendita, geomarketing e favorire la presa di appuntamenti adiacenti dando la possibilità all’operatore, durante la telefonata, di conoscere gli appuntamenti già fissati più vicini al cliente in linea e le relative distanze.

Permette inoltre di:

normalizzare gli indirizzi delle anagrafiche grazie ad un sofisticato algoritmo di normalizzazione.
avere la rappresentazione cartografica delle anagrafiche.
suddividere le proprie campagne in base a zone geografiche: la suddivisione del territorio può essere gestita in maniera estremamente intuitiva definendo graficamente le zone direttamente sulla mappa.

Stai cercando un partner affidabile per far crescere la tua azienda?

Se vuoi sapere cosa Open Contact può fare per te, non esitare a contattare il nostro team di esperti.